# Instrukcja dla wykonawcy System FINN E-Zamówienia Publiczne

# Wprowadzenie

Niniejsza instrukcja stanowi pomoc dla użytkowników Systemu FINN E-Zamówienia Publiczne (dalej zwanego Systemem) w zakresie funkcjonalności związanych z czynnościami wykonywanymi przez użytkownika Wykonawcy.

# Wymagania dotyczące stacji roboczych

W celu korzystania z Systemu konieczne jest dysponowanie przez użytkownika urządzeniem teleinformatycznym z dostępem do sieci Internet.

Korzystanie z systemu możliwe jest pod warunkiem spełnienia przez system teleinformatyczny, z którego korzysta użytkownik następujących minimalnych wymagań technicznych:

• przeglądarka internetowa Chrome w wersji 77 i późniejsze lub Mozilla Firefox w wersji 63 i późniejsze,
• system operacyjny Microsoft Windows 7 i późniejsze lub Apple macOS 10.14 i późniejsze.

# Rejestracja wykonawcy

Wykonawca samodzielnie dokonuje rejestracji na dedykowanym oknie. W ten sposób zakłada konto użytkownika z rolą „Wykonawca”. Rejestracja opiera się na podaniu adresu email oraz NIP lub PESEL w zależności od rodzaju reprezentowanego podmiotu.

Okno rejestracji wykonawcy.

Podczas rejestracji uzupełniana jest akceptacja regulaminu systemu oraz zgody definiowane przez zamawiającego. System zapamiętuje czas oraz wersje zgód jakie użytkownik akceptuje. W przypadku zmiany regulaminu lub treści zgody klauzuli system wymusza akceptację nowego zestawu zgód przy najbliższym logowaniu użytkownika.

Aby dokończyć proces rejestracji należy kliknąć w link weryfikacyjny (przesłany przez system pod adres email wskazany przy rejestracji). Link uruchamia okno, w którym użytkownik samodzielnie ustala hasło.

Okno ustanawiania hasła do konta w systemie.

Niepotwierdzona rejestracja wykonawcy, w ciągu 24h, skutkuje skasowaniem jego konta z systemu.

Przy pierwszym logowaniu „Wykonawcy” wymagane jest uzupełnienie danych adresowo kontaktowych. Wymagane jest też podanie dodatkowego adresu email, który będzie umożliwiał odzyskanie hasła.

# Resetowanie hasła

Użytkownik podczas logowania ma dostępną funkcjonalność resetowania hasła uruchamianą poprzez przycisk "Nie pamiętam hasła".

Okno logowania wraz z przyciskiem "Nie pamiętam hasła".

Podając email, system sprawdza najpierw dopasowanie do loginu podanego przy rejestracji, jeśli warunek nie będzie spełniony, to sprawdza dopasowanie do adresu dodatkowego uzupełnionego przy pierwszym logowaniu.

Okno formularza wywołującego resetowanie hasła.

Link do resetowania hasła wysyłany jest zgodnie z pierwszym dopasowaniem. Użytkownik może dokończyć proces zmiany hasła lub porzucić czynność.

# Aktualizacja danych konta użytkownika

Po zalogowaniu, użytkownik może w każdej chwili podejrzeć i zmienić swoje dane w profilu wykonawcy.

Uruchamianie polecenia "Profil".

W zakresie tego polecenia wykonawca może:

• zmienić dane konta wykonawcy, które zostały uzupełnione przy pierwszym logowaniu,
• zmienić dodatkowy adres email do resetowania hasła,
• definiować chęć otrzymywania powiadomień mailowych (na podany podczas rejestracji adres e-mail) dotyczących otrzymywanych przesyłek oraz informacji na temat postępowań, w których bierze udział.

# Postępowanie

Wykonawca może zapoznać się z listą postępowań oraz samymi postępowaniami bez potrzeby logowania.

Postępowanie opisane jest w zakładkach:

• postępowanie - zakładka zawierająca podstawowe informacje o postępowaniu tj. terminy wraz z mechanizmem odliczania czasu, opis, kody CPV, a także sekcję umożliwiającą dokonanie komunikacji widoczną jedynie dla zalogowanych użytkowników.

Zakładka postępowanie.

• dokumenty - zakładka prezentująca udostępnioną przez zamawiającego dokumentację postępowania.

Zakładka dokumenty.

• wiadomości - zakładka stanowiąca rejestr korespondencji dokonanej z zamawiającym, dostępna jedynie dla zalogowanych użytkowników.

Zakładka wiadomości.

• metryka - zakładka stanowi metrykę postępowania wraz z rejestrem zmian w postępowaniu.

Zakładka metryka.

# Instrukcja przeglądu postępowań Film

---

Przegląd postępowań.

# Komunikacja - oferty, wnioski i inne wiadomości

System umożliwia komunikację (wymianę korespondencji) pomiędzy wykonawcą, a zamawiającym oraz zamawiającym i wykonawcami.

Wykonawca może zainicjować komunikację z poziomu sekcji „Akcje w postępowaniu” w zakładce „Postępowanie". To jaki rodzaj przesyłki może wywołać, zależy od trybu postępowania oraz etapu w jakim postępowanie się znajduje:

• Wniosek – Przesyłka chroniona (szyfrowana) terminem otwarcia. Zawartość przesyłki jest dostępna dla zamawiającego po dokonaniu otwarcia przesyłek. Wykonawca może złożyć wniosek jedynie w postępowaniu w trybach, które przewidują taką czynność.
• Oferta – Przesyłka chroniona (szyfrowana) terminem otwarcia. Zawartość przesyłki jest dostępna dla zamawiającego po dokonaniu otwarcia przesyłek. Wykonawca może złożyć ofertę niezależnie lub jako odpowiedź na przesyłkę od zamawiającego o typie „Zaproszenie do składania ofert”, uwarunkowane jest to sposobem obsługi trybów postępowań.
• Wiadomość - przesyłka niechroniona terminem otwarcia tj. nieszyfrowana (np.: pytanie do SWZ, odwołanie, itp.). Przesyłka i jej zawartość jest dostępna dla zamawiającego od razu po wysłaniu przez wykonawcę.

Formularz przesyłki zawiera:

• temat
• treść (dostępną w zależności od typu przesyłki)
• dokumenty
• oznaczanie tajemnicy przedsiębiorstwa
• oznaczanie danych osobowych

Okno tworzenia przesyłki wychodzącej.

# Formaty oraz maksymalny rozmiar dokumentów

Formaty oraz maksymalny rozmiar plików dokumentów załączanych w komunikacji określony jest w SWZ i należy go bezwzględnie przestrzegać.

Rekomendacje dotyczące wielkości załączanych plików (parametry digitalizacji):

Rodzaj skanowanego dokumentu	Minimalna rozdzielczość	Minimalna ilość bitów na piksel	Zalecany format	Kompresja
Teksty drukowane czarno-białe lub takie, w których kolor nie ma znaczenia, format A4 do A3	150 dpi	1 bit (czarno-białe)	wielostronicowy PDF	CCITT G4 lub inna bezstratna
Rękopisy A4 do A3	200 dpi	8-bitowa skala szarości	wielostronicowy PDF	LZW lub inna bezstratna
Fotografie czarno-białe (jeżeli załączone osobno)	2500 pikseli na dłuższym boku	8-bitowa skala szarości lub kolor 24-bit	JPG	≥50%
Teksty drukowane - czarno-białe, mniejsze niż A4	1600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi (wybór tego, co da większą jakość)	1 bit	wielostronicowy PDF	CCITT G4 lub inna bezstratna
Rękopisy mniejsze niż A4	1600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi (wybór tego, co da większą jakość)	8-bitowa skala szarości	wielostronicowy PDF	LZW lub inna bezstratna
Materiały wielkoformatowe większe od A3 (np.: plakaty, mapy)	200 dpi	Dobór w zależności od znaczenia koloru lub odcieni szarości	JPG	≥50%
Teksty drukowane, w których kolor ma znaczenie	200 dpi	8 bit - kolor	wielostronicowy PDF	LZW lub inna bezstratna
Fotografia kolorowa	2500 pikseli na dłuższym boku	24 bit - kolor	JPG	≥50%

# Tajemnica przedsiębiorstwa

Wszelkie informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, które wykonawca zastrzeże jako tajemnicę przedsiębiorstwa, powinny zostać złożone w systemie jako osobny dokument poprzez mechanizm dodawania dokumentów, a następnie oznaczone jako „Tajemnica przedsiębiorstwa”. Oznaczenie dokumentu wywołuje się za pomocą przycisku "Oznacz dokument".

Oznaczanie dokumentu posiadającego tajemnicę przedsiębiorstwa.

# Dane osobowe

Oznaczanie danych osobowych w dokumencie odbywa się w analogiczny sposób jak w przypadku oznaczania tajemnicy przedsiębiorstwa.

Oznaczanie dokumentu posiadającego dane osobowe.

# Podpisywanie dokumentów i weryfikacja złożonych podpisów

Wewnętrzne wbudowane mechanizmy Systemu zapewniają funkcjonalność podpisywania dokumentów podpisem osobistym oraz kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Korzystanie z nich możliwe jest pod warunkiem, że system teleinformatyczny, z którego korzysta użytkownik, wyposażony jest w jeden z poniższych komponentów:

• wirtualna maszyna Java firmy Oracle w wersji co najmniej 1.8.0_221 (Java SE JRE 8 Update 221) z obsługą technologii Java Web Start (JavaWS) lub
• wirtualna maszyna OpenJDK w wersji co najmniej 1.8.0_222 z zainstalowanym rozszerzeniem IcedTea Web Start.

Powyższe wymagania nie ograniczają jednak możliwości korzystania przez użytkownika z zewnętrznego oprogramowania do składania podpisu elektronicznego i załączania dokumentów podpisanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym lub podpisem osobistym.

W celu podpisania dokumentu mechanizmem wewnętrznym systemu, należy użyć przycisku "Podpisz" i wykonać czynności zgodnie z sugestiami na oknie.

Uruchomienie mechanizmu podpisywania dokumentu.

# Instrukcja podpisywania dokumentów przy użyciu wewnętrznych mechanizmów systemu Film

---

Wykonanie podpisu.

# Instrukcja załączania dokumentów do przesyłki podpisanych za pomocą zewnętrznego oprogramowania Film

---

Załączanie dokumentów podpisanych.

System zapewnia mechanizm weryfikacji podpisów zgodny z rozporządzeniem eIDAS.

Weryfikowane są:

• kwalifikowana pieczęć elektroniczna
• kwalifikowany podpis elektroniczny
• podpis profilem zaufanym
• podpis osobisty

Uruchomienie wizualizacji weryfikacji podpisu elektronicznego.

Wizualizacja weryfikacji podpisu elektronicznego.

# Wysyłanie przesyłki, szyfrowanie i urzędowe poświadczenie przedłożenia

W momencie, gdy wykonawca zdecyduje, że przesyłka jest gotowa dokonuje jej wysłania przyciskiem „Wyślij”. System automatycznie uruchamia wewnętrzny mechanizm szyfrowania zawartości korespondencji. Dzięki takiej konstrukcji systemu wykonawca nie jest obarczony wykonywaniem złożonych czynności szyfrowania.

Okno prezentujące wysłaną przesyłkę, która została zaszyfrowana.

W wyniku wysłania przesyłki (szyfrowanej oraz nieszyfrowanej) system generuje Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia (UPP) i przedstawia je użytkownikowi w zakresie wysłanej wiadomości w formie zestawu informacji:

• daty doręczenia
• pełnej treści poświadczenia przedłożenia
• wizualizacji weryfikacji pieczęci elektronicznej złożonej na UPP

Okno uruchamiania wizualizacji treści UPP.

Wizualizacja treści UPP.

Wykonawca, widzi w pełni swoje wysłane i zaszyfrowane przesyłki. Zamawiający zaś, do czasu odszyfrowania, posiada do nich dostęp jedynie w zakresie danych niechronionych.

# Instrukcja składania oferty Film

---

Składanie oferty.

# Instrukcja składania wniosku Film

---

Składanie wniosku.

# Instrukcja składania wiadomości niechronionych terminem otwarcia Film

---

Składanie wiadomości.

# Wiadomości robocze

Przesyłka robocza to każda przesyłka, która została zainicjowana, zapisana i nie została wysłana. Funkcjonalność zapisu formularza przesyłek powoduje wygenerowanie przesyłki roboczej oraz zapisu danych uzupełnionych przez użytkownika.

Przesyłka robocza może być uzupełniana wielokrotnie i jest dostępna z poziomu:

• pozycji lewego menu "Wiadomości"
• zakładki "Wiadomości" w wybranym postepowaniu

Wizualizacja przesyłek roboczych na liście wiadomości.

# Wycofywanie złożonej oferty (lub wniosku)

W celu wycofania złożonej oferty lub wniosku wykonawca musi użyć odpowiedniego przycisku w zakładce Postępowanie, w którym wcześniej złożył ofertę lub wniosek. Wykonawca będąc zalogowanym powinien wejść na wybrane postępowanie i w zakresie sekcji "Akcje w postepowaniu" wcisnąć przycisk "Wycofaj ofertę" lub "Wycofaj wniosek".

Po wycofaniu przesyłki (typu oferta lub wniosek) możliwe jest jej ponowne złożenie.

# Instrukcja wycofania złożonej oferty Film!

---

Wycofanie złożonej oferty.

# Zmiana złożonej oferty (lub wniosku)

W celu zmiany złożonej oferty lub wniosku wykonawca musi dokonać wycofania, a następnie ponownie złożyć ofertę lub wniosek.

# Rejestr korespondencji

Wykonawca posiada dostęp do wysłanych, odebranych i roboczych wiadomości wyłącznie po zalogowaniu. Rejestr wiadomości jest dostępny z poziomu:

• pozycji lewego menu - "Wiadomości"
• zakładki "Wiadomości" w wybranym postępowaniu

Okno listy wiadomości z przykładową wizualizacją oznaczenia przesyłek.

# Oznaczenie przesyłek

• przesyłka wychodząca - kolor zielony, strzałka skierowana w górę
• przesyłka przychodząca - kolor niebieski, strzałka skierowana w dół
• przesyłka robocza - kolor pomarańczowy, ikonka koła zębatego
• przesyłka chroniona
• przesyłka zmieniona
• przesyłka wycofana

# Stopka, deklaracja dostępności, kontakt, BIP

W zależności od konfiguracji przez zamawiającego, na dole strony aplikacji dostępna może być stopka. W jej zakresie uruchamiane są funkcje:

• Strona główna - link przenoszący na główną stronę systemu
• Deklaracja dostępności - link do treści deklaracji
• BIP - przycisk otwiera nowe okno z adresem BIP zamawiającego
• Kontakt - link do treści kontaktu zamawiającego